FAQ

Hinweis: Nachfolgende Ausführungen enthalten bereits die ab dem 1.1.2014 geltenden Änderungen im Rahmen des „Gesetzes zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts (BT-Drucks. 17/10774) in der vom Finanzausschuss geänderten und vom Bundestag am 17.1.2013 zugestimmten Fassung (BT-Drucks. 17/11180).

Seit dem Veranlagungszeitraum 2008 ist die Differenzierung zwischen Dienstreise, Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit entfallen. Es gibt nur mehr den einheitlichen Begriff der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Fahrtkosten

• Wegfall der Drei-Monats-Frist
  Nach Ablauf von drei Monaten wird die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht mehr zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. So können ab 2008 nach drei Monaten weiterhin die höheren und steuerfreien Reisekostenersätze geltend gemacht werden.
  Achtung: Die Drei-Monats-Frist ist jedoch bei den Verpflegungsmehraufwendungen weiterhin zu beachten. Bei den Übernachtungskosten ist die Drei-Monats-Frist weggefallen.
• Wegfall der 30 km-Zone
  Mit Streichung der 30 km-Zone gelten für die Veranlagungszeiträume ab 2008 auch für den Personenkreis, der an wechselnden Einsatzstellen beschäftigt ist, diese Fahrten entfernungsunabhängig als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Es kommen die höheren und steuerfreien Reisekostensätze zum Ansatz.
• Erste Tätigkeitsstätte: Nach dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts (i.d.F. der Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses vom 12.12.2012, vom Bundestag am 17.1.2013 zugestimmt BT-Drucks. 17/11844) wird der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ durch den gesetzlich definierten Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Als erste Tätigkeitsstätte gilt die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. Es gibt künftig nur noch eine Tätigkeitsstätte. An dieser Tätigkeitsstätte orientiert sich der Abzug von Entfernungs-/Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Das neue Reisekostenrecht gilt ab dem Jahr 2014.

Übernachtungskosten

Inlandsreise

• Wegfall der Drei-Monats-Frist
  Nach Ablauf von drei Monaten wird die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht mehr zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. Auch nach drei Monaten sind Übernachtungskosten werbungskostenabzugs- bzw. -erstattungsfähig.
• Kürzung der Übernachtungskosten um die Verpflegungskosten (Frühstück, Abendessen usw.):
  Wegen des unterschiedlichen Mehrwertsteuersatzes für Übernachtung (Mehrwertsteuersatz = 7 %) und Verpflegung (Mehrwertsteuersatz = 19 %) wird der Frühstückspreis seit 2010 vom Hotel in der Regel extra ausgewiesen. Dieser Betrag ist der Reisekostenabrechnung zugrunde zu legen. Weist das Hotel neben der Übernachtungsleistung jedoch nur einen Gesamtbetrag für Nebenleistungen aus, ist der Gesamtbetrag für Nebenleistungen wie folgt zu kürzen:
  1. für Frühstück um 20 % (Inland = 4,80 €),
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % (Inland = jeweils 9,60 €)
  des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags (auch wenn aufgrund des Einzelnachweises abgerechnet wird) für Verpflegungsmehraufwendungen (Inland: 24 €) bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Den verbleibenden Teil des Sammelpostens hat das Lohnbüro als steuerfreie Reisenebenkosten zu behandeln (R 9.8 LStR 2011)

Auslandsreise

• Wegfall der Drei-Monats-Frist
  Nach Ablauf von drei Monaten wird die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht mehr zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. Auch nach drei Monaten sind Übernachtungskosten werbungskostenabzugs- bzw. -erstattungsfähig.
• Der Werbungskostenabzug von Übernachtungskosten bedingt ab 2008 den Einzelnachweis. Die Pauschalsätze bleiben in den Fällen der Arbeitgebererstattung jedoch weiter anwendbar. Änderung der Kürzung der Übernachtungskosten um die Verpflegungskosten. Die Kürzung erfolgt wie bei Inlandsreisen, zu beachten sind aber die unterschiedlichen Pauschbeträge der jeweiligen Länder.
  Der Gesamtpreis ist für die Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:
  1. für Frühstück um 20 %,
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %
  des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.
• Beispiel:
  Auslandsreise nach Frankreich (nicht Paris): Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Gesamtpreis 100 €. Pauschale Verpflegungsmehraufwendungen für Frankreich: 44 € (ab 1.1.2013, mind. 24 Std. Abwesenheit). Die Übernachtungskosten betragen somit 100 € ./. 8,80 € ./. 17,60 € ./. 17,60 € ./. = 56,00 €.
• Anmerkung: Ab dem 1.1.2014 gelten für das steuerliche Reisenkostenrecht teilweise abweichende Regelungen (vgl „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ i.d.F. der Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses vom 12.12.2012, BT-Drucks. 17/11844, vom Bundestag zugestimmt am 17.1.2013).

Ein PKW muss zu mindestens 10% betrieblich genutzt werden, damit ein "betrieblicher PKW" vorliegt.
Die private Nutzung eines Betriebs-PKWs muss der Besteuerung unterworfen werden. Dabei gibt es ertragssteuerlich verschiedene Möglichkeiten für die Ermittlung der privaten Nutzung:

• Fahrtenbuch-Methode
• 1%-Methode
• Schätzungs-Methode (ab 2006)

Fahrtenbuch-Methode

Hierzu muss für das komplette Jahr ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden. Die tatsächlichen Aufwendungen des PKWs (Abschreibung, Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, Reparaturen, Benzinkosten usw.) werden addiert und dann wird der Anteil für die privat gefahrenen Kilometer ermittelt.

Beispiel

• Kfz-Kosten 10.000,00 €
• gefahrene Kilometer insgesamt 30.000 km, davon 15.000 km privat

Es sind die 10.000,00 € Kosten durch 30.000 km zu dividieren und mit den privat gefahrenen 15.000 km zu multiplizieren.
Die Kfz-Kosten pro gefahrenen Kilometer betragen 0,3333 €.
Die private Nutzung beträgt somit netto 5.000,00 €.

Das Fahrtenbuch muss laufend, lückenlos und fehlerfrei geführt werden.

Für betriebliche Fahrten müssen folgende Angaben aufgezeichnet werden:

• amtliches Kennzeichen zu Beginn des Fahrtenbuchs, Datum jeder Fahrt, Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich veranlassten Fahrt, Reiseziel (Straße und Ort), Reisezweck, aufgesuchte Geschäftspartner, bei Umwegen ist auch die Reiseroute aufzuzeichnen.

Für Privatfahrten müssen folgende Angaben aufgezeichnet werden:

• Datum, Kilometerangabe. Für die arbeitstägliche Fahrt zwischen Wohnung und Arbeits-/Betriebsstätte muss aufgezeichnet werden:
  • Datum, Kilometerstand, gefahrene Kilometer sowie kurzer Vermerk im Fahrtenbuch, dass es sich um eine Fahrt zwischen Wohnung und Arbeits-/Betriebsstätte handelt.

1%-Methode

Wird ein Fahrtenbuch nicht geführt, so ist die private Kfz-Nutzung nach der sog. 1%-Regelung zu ermitteln. Die private Nutzung beträgt hierbei 1% des auf volle 100 EUR abgerundeten Bruttolistenpreises des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung ohne Abzug von Nachlässen und zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung. Die private Nutzungspauschale gilt pro Monat, unabhängig von dem Anteil der Privatnutzung bzw. den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern.

Beispiel

Bruttolistenpreis inkl. Sonderausstattung 50.000,00 € x 1% x 12 Monate = 6.000,00 € für private Nutzung zu versteuern.

Unfallkosten zählen seit 2011 nicht mehr zu den Gesamtkosten eines Betriebs-Kfz. Betragen die Unfallkosten tatsächlich oder nach Erstattung durch eine Versicherung nicht mehr als 1.000 € (zzgl. UST) je Schaden, gilt eine Bagatellregelung (R 8.1 Abs 9 Nr. 2. Satz 11 LStR 2011). Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn diese Kosten als Reparaturkosten in die in einen betrieblichen und privaten Nutzungsanteil aufzuteilenden Gesamtkosten einbezogen werden (R 8.1. Abs. 9 Nr. 2 Satz 12 LStR 2011). Im Ergebnis führt die Bagatellregelung bei Anwendung der 1 %-Methode dazu, dass die Unfallkosten bis zu einem Betrag von 1.000 € (zzgl. UST) nicht als zusätzlicher geldwerter Vorteil anzusetzen sind.

Schätzungsmethode

Rückwirkend ab dem 01.01.2006 wurde durch das Gesetz zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen beschlossen, die private PKW-Nutzung für alle Fahrzeuge, welche weniger als 50% betrieblich genutzt werden und damit nicht zum notwendigen Betriebsvermögen gehören, nicht mehr pauschal mit 1% des Bruttolistenpreises je Monat besteuern zu „dürfen“.

Sofern bei Ihnen die private Nutzung in der Vergangenheit mehr als die Hälfte betragen hat und Sie Ihre private Nutzung mit Hilfe der „1%-Methode“ berechnet haben und kein Fahrtenbuch geführt haben, könnte diese Möglichkeit nun im Zuge der Gesetzesänderung erneut geprüft und die Führung eines Fahrtenbuches eingeführt werden.

Sofern Sie kein Fahrtenbuch führen möchten, müssen Sie dem Finanzamt jetzt anhand anderer Aufzeichnungen beweisen, dass Sie Ihr Fahrzeug zu mehr als 50% betrieblich nutzen. Daher möchten wir Sie bitten, über einen

• Zeitraum von 3-4 Monaten
• alle betrieblichen Fahrten mit Tachoanfangsbestand und Endbestand

festzuhalten.

Ferner müssten Sie den Anfangsbestand zu Beginn des Messzeitraumes und am Ende des Messzeitraumes festhalten. Aus der Differenz der Gesamtkilometer und der betrieblich gefahrenen Kilometer kann dann nachgewiesen werden, zu welchem Anteil der PKW betrieblich genutzt wird. Bitte bedenken Sie, dass Fahrten von Ihrer Wohnung zum Betrieb bei der Prüfung, ob es sich um ein betriebliches Kfz handelt, ebenfalls betriebliche Fahrten darstellen.

Wird ein Privatfahrzeug teilweise für den Betrieb genutzt, so können gleichwohl die betrieblich bedingten Fahrten erfasst werden.
Die Betriebsausgaben berechnen sich entweder mit der Pauschale von 0,30 € je gefahrenen Kilometer oder mit den anteiligen tatsächlichen Kfz-Kosten.

Bewirtungsaufwendungen sind dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn diese für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen sind. Die Angemessenheit ist vor allem nach den jeweiligen Branchenverhältnissen zu beurteilen. Die Höhe und die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen haben Sie als Steuerpflichtiger schriftlich nachzuweisen. Dabei müssen folgende Punkte aufgezeichnet werden: Ort, Tag, Geschäftspartner und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. Wenn das Geschäftsessen in einem Restaurant stattgefunden hat, ist die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Neben der Rechnung genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern (Geschäftspartner) der Bewirtung.

Es können jedoch nicht die Bewirtungskosten in ihrer gesamten Höhe angesetzt werden, sondern es ist der Eigenanteil an den Bewirtungskosten pauschal mit 30% des Rechnungsbetrages netto als nicht abziehbare Betriebsausgaben wieder hinzuzurechnen.

Hinsichtlich des Vorsteuerabzuges: Die Vorsteuer kann für betrieblich veranlasste Bewirtungskosten uneingeschränkt abgezogen werden. Die ursprünglich vorgesehene Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf ebenfalls 70 % der Aufwendungen wurde vom Bundesfinanzhof als nicht EU-rechtskonform qualifiziert.

Grundsätzlich können Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und die Kosten der Ausstattung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Zu unterscheiden ist zwischen zwei Fällen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG):

• Für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. In diesem Fall können Aufwendungen bis zu einer Höhe von 1250 EUR/Jahr geltend gemacht werden.
• Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit. In diesem Fall sind die Aufwendungen für Arbeitszimmer und Ausstattung unbegrenzt und in tatsächlicher Höhe absetzbar.

In beiden Fällen (Abzug bis 1250 EUR bzw. Abzug in tatsächlicher Höhe) müssen die entstandenen Aufwendungen nachgewiesen werden.

Für die Abzugsfähigkeit gelten unverändert folgende Kriterien zur Beschaffenheit des Arbeitszimmers:

• Wohnung und Arbeitszimmer müssen räumlich voneinander getrennt sein (etwa durch eine Tür oder Wand).
• Dem Steuerpflichtigen und seiner Familie muss ein ausreichendes Raumangebot für ihre privaten Wohnbedürfnisse verbleiben.

Ein nicht auf den Betrag von 1250 EUR begrenzter Abzug von Aufwendungen ist auch dann möglich, wenn die innerhalb einer privat genutzten Immobilie für betriebliche und berufliche Zwecke genutzten Räumlichkeiten von ihrem Charakter her keinem Arbeitszimmer entsprechen. Der BFH (Urteil vom 26. März 2009 (VI R 15/07) hat die Absetzbarkeit beruflich genutzter Privaträume diesbezüglich gelockert. Räumlichkeiten, die ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entsprechen, sind nicht dem Typus des häuslichen Arbeitszimmers zuzuordnen. Dies gilt selbst dann, wenn sie ihrer Lage nach mit dem Wohnraum des Steuerpflichtigen verbunden und so in dessen häusliche Sphäre eingebunden sind. Ist eine Zuordnung zum Typus des häuslichen Arbeitszimmers nicht möglich, können die durch die berufliche Nutzung veranlassten Aufwendungen grundsätzlich unbeschränkt als Werbungskosten abgezogen werden.

Das Finanzgericht (FG) Köln hat darüber hinaus entschieden, dass Kosten für ein Arbeitszimmer auch bei erheblicher Privatnutzung steuerlich abgezogen werden können, entsprechend in Höhe des beruflichen bzw. betrieblichen Nutzungsanteils (FG Köln, Urteil v. 19.5.2011 - 10 K 4126/09).

Zu allererst benötigen wir die laufenden Belege und die letzte Saldenliste, um die laufende Buchhaltung fortführen und um die laufenden Steuern wie z. B. die Umsatzsteuervorauszahlung berechnen zu können.
Darüber hinaus benötigen wir die Kontenausdrucke aller Firmenkonten für den Zeitraum des laufenden Geschäftsjahres bis zu jenem Geschäftsjahr zurückliegend, in dem der letzte Jahresabschluss erstellt worden ist.

Ferner sind notwendig:

• bei Gesellschaften der Gesellschaftsvertrag
• sonstige wichtige Verträge wie Mietverträge, Leasingverträge, Kredit- und Darlehensverträge
• die bisher erstellten Jahresabschlüsse
• die Bescheide der Finanzbehörde des letzten Jahres
• die Gewerbeberechtigung(en)/Gewerbeanmeldung(en)

Es ist zu unterscheiden, ob Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner sind oder ob Sie buchführungspflichtig sind.
Sind Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner, müssen die Bankauszüge bzw. Kreditkartenauszüge getrennt nach Banken und Bankkonten bzw. Kreditkartenunternehmen chronologisch geordnet werden. Zu jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen dazu zu sortieren. Ferner benötigen wir einen Ausdruck des Kassenbuches mit sämtlichen bar bezahlten Belegen, die ebenfalls chronologisch geordnet werden müssen.

Sind sie buchführungspflichtig, ist die Sortierung wie bereits erläutert, vorzunehmen. Des Weiteren müssen die zum Monatsende offenen Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen chronologisch geordnet werden.

Mit dem Gesetz zur Förderung von Familien und haushaltsnahen Dienstleistungen (Familienleistungsgesetz) wurde der Sonderausgabenabzug für Kinderbetreuungskosten neu gefasst und entsprechend erweitert. Darüber hinaus wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die steuerliche Berücksichtigung der Kinderbetreuungskosten vereinheitlicht und in den Bereich der Sonderausgaben integriert (neue Vorschrift: § 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG) Im wesentlichen wurden dabei jedoch die bisherigen Vorschriften (§ 9c Abs. 1 EStG) übernommen. Eine Unterscheidung zwischen erwerbsbedingten und ausbildungs-, krankheits- oder behindertenbedingten Kinderbetreuungskosten ist entfallen. Auch sind die persönlichen Anspruchsvoraussetzungen bei den Eltern (Erwerbstätigkeit, Krankheit, Behinderung) durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 entfallen.

Als Sonderausgaben sind abzugsfähig:

• „Aufwendungen für Dienstleistungen zur Betreuung eines zum Haushalt des Steuerpflichtigen gehörenden Kindes,
• die wegen einer Erwerbstätigkeit des Steuerpflichtigen anfallen,
• bei Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder wegen einer vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetretenen körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung
• in Höhe von zwei Dritteln der Aufwendungen, höchstens 4.000 € je Kind.“

Ausgenommen sind weiterhin Aufwendungen für Unterricht, für die Vermittlung besonderer Fähigkeiten sowie für sportliche und andere Freizeitbetätigungen (siehe im Detail unten). Seit dem Veranlagungszeitraum 2008 ist eine Belegvorlage (Rechnung über die Aufwendungen) gegenüber dem Finanzamt (mit der Steuererklärung) nicht mehr Voraussetzung für den Steuerabzug. Nur auf Verlangen des Finanzamtes sind die Belege vorzulegen.

Um welche Aufwendungen handelt es sich?

Zu den als Sonderausgaben absetzbaren Aufwendungen gehören Ausgaben aller notwendigen Dienstleistungen zur Betreuung eines Kindes einschließlich der Erstattungen an die Betreuungsperson (z.B. Fahrtkosten), wenn die Leistungen im Einzelnen in der Rechnung oder im Vertrag aufgeführt werden.

Dienstleistungen zur Betreuung sind u.a. (vgl. BMF Schreiben vom 19.1.2007 IV C 4 – S 2221-2/07, Tz. 1):

• die Unterbringung von Kindern in Kindergärten, Kindertagesstätten, Kinderhorten, Kinderheimen und Kinderkrippen sowie bei Tagesmüttern, Wochenmüttern und in Ganztagespflegestellen,
• die Beschäftigung von Kinderpflegerinnen, Erzieherinnen und Kinderschwestern,
• die Beschäftigung von Hilfen im Haushalt, soweit sie ein Kind betreuen,
• die Beaufsichtigung des Kindes bei Erledigung seiner häuslichen Schulaufgaben

Wird z.B. bei einer ansonsten unentgeltlich erbrachten Betreuung ein Fahrtkostenersatz gewährt, so ist dieser zu berücksichtigen, wenn hierüber eine Rechnung erstellt wird (BMF Schreiben, a.a.O Tz. 3).

Nicht begünstigt sind die Aufwendungen für Unterricht (z.B. Schulgeld, Nachhilfe-/Fremdsprachen-Unterricht), die Vermittlung besonderer Fähigkeiten (z.B. Musikunterricht, Computerkurse) oder für sportliche und andere Freizeitbetätigungen (z.B. Mitgliedschaft in Sport- oder anderen Vereinen, Tennis-, Reitunterricht).

Aufwendungen für die Verpflegung des Kindes sind nicht zu berücksichtigen; ebenso wenig Aufwendungen für Fahrten des Kindes zur Betreuungsperson. Eine Gehaltsreduzierung, die dadurch entsteht, dass der Steuerpflichtige seine Arbeitszeit zugunsten der Betreuung seiner Kinder kürzt, stellt ebenfalls keinen Aufwand für Kinderbetreuung dar. (BMF Schreiben vom 19.1.2007 a.a.O).

Für Kinder im Alter von drei bis fünf Jahren können Kinderbetreuungskosten in Höhe von zwei Drittel der Aufwendungen, höchstens 4000 EUR je Kind auch ohne die Erfordernis der Erwerbstätigkeit als Sonderausgaben abgezogen werden (§ 9c Abs. 2 Satz 4 EStG).

Welche Eltern profitieren von der Steuerminderung?

Der Sonderausgabenabzug steht grundsätzlich jenem Elternteil zu, der die Aufwendungen getragen hat und zu dessen Haushalt das Kind gehört. Tragen beide – unverheiratete -Elternteile Aufwendungen, kann jeder seine tatsächlichen Aufwendungen grundsätzlich nur bis zur Höhe des hälftigen Abzugshöchstbetrags geltend machen. Bei verheirateten Eltern, die beide erwerbstätig sind und die beide Aufwendungen für Kinderbetreuung getragen haben, sind die Aufwendungen - unabhängig von der Veranlagungsart - grundsätzlich bei der Einkunftsquelle des jeweiligen Elternteils zu berücksichtigen (BMF Schreiben a.a.O, Tz. 29). Darüber hinaus kann auch gegenüber dem Finanzamt eine einvernehmliche andere Aufteilung angezeigt werden, welche die Behörde dann im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten berücksichtigt (BMF Schreiben a.a.O, Tz. 11).

Stand: 21. Januar 2013

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